Дедлайни туристичного агента, або як все встигати у туристичному бізнесі

6 листопада 2023 року студенти спеціальності 242 Туризм і рекреація Хмельницького університету управління та права імені Леоніда Юзькова мали можливість прослухати гостьову лекцію з навчальної дисципліни «Тайм-менеджмент» на тему «Особливості застосування тайм-менеджменту в управлінні туристичною агенцією» за участю директорки туристичної агенції «Дім Подорожей» Анни КОБИЛЯНСЬКОЇ.
Засвоївши на попередніх заняттях з навчальної дисципліни цілий спектр сучасних методів тайм-менеджменту, студенти проявили зацікавленість щодо традиційного графіку роботи туристичної агенції, найбільш важливих завдань, що потребують неухильного дотримання дедлайнів, і, звісно ж, прагнули почути відповідь на питання, як встигати робити все вчасно.
Лекторка, перш за все, зауважила, що туристичні агенції практикують застосування для працівників гнучких режимів робочого часу (елементи флекс-тайму дозволяють ділити робочий час на фіксований, коли присутність на робочому місці є обов’язковою, та змінний, коли можливі відхилення у часі приходу на роботу та завершення робочого дня). Оскільки туризм є яскравим прикладом клієнтоорієнтованого сервісу, присутність персоналу на робочому місці обов’язкова тоді, коли в інших організаціях традиційно обідня перерва або робочий день вже завершився (адже саме в ці години ймовірний наплив потенційних туристів).
У туристичному бізнесі дуже важливо дотримуватись принципу ціннісного ставлення до часу кожного клієнта і забезпечувати швидке та якісне обслуговування. Враховуючи мінливість настроїв потенційних туристів, циклічність рекреаційної діяльності, вплив модних тенденцій і сезонних чинників, кожна дія туристичного агента повинна співвідноситись з певними часовими інтервалами. Зокрема, власний графік роботи завжди слід узгоджувати з часовими графіками туристичних операторів, банківських установ та інших зовнішніх стейкхолдерів, базуючись при цьому на принципах пунктуальності, культурного ставлення до часу, врахування різниці в часових поясах тощо.
Як зауважила Анна КОБИЛЯНСЬКА, ланцюжок бронювання туру є досить часозатратним, а тому, плануючи свій робочий день, кожен турагент має користуватися прийомом встановлення пріоритетності завдань, виходячи з їх важливості і терміновості. На думку директорки туристичної агенції, надзвичайно важливими є питання підбору турів (хоч вони і потребують багато часу, але дозволяють сформувати персоналізовану туристичну пропозицію і завоювати довіру споживача), а також видачі документів та проведення банківських операцій. Якщо у робочому графіку з’являється хоч найменше «віконце», його слід заповнити такими рутинними справами, як оформлення документації, оновлення інформації на сайті, та іншими діями, які не є настільки невідкладними, як спілкування з потенційним клієнтом, але теж мають бути виконані належним чином.
Безумовно, обсяг інформації настільки великий, що запам’ятовувати все важливе інколи просто нереально, а тому лекторка порадила користуватися «щоденником часу», в якому у зручній для себе формі фіксувати найважливіші події робочого дня і спеціальними позначками виділяти те, що вже виконано.
Таким чином, студенти переконалися, що висококонкурентне туристичне бізнес-середовище висуває підвищені вимоги до ефективності використання часу, і це актуалізує формування у фахівців цієї сфери часової компетентності. Для того щоб не «загубитися» у туристичному бізнесі, варто розробити власний «часовий стандарт», що регламентуватиме використання часового ресурсу в процесі обслуговування клієнтів та спілкування з діловими партнерами, під час робочих нарад і переговорів, у роботі з документами і рекламними матеріалами, а також у процесах цілепокладання, планування та прийняття управлінських рішень.