Загальний відділ

Загальний відділ
Загальна інформація

Однією із найважливіших умов, яка забезпечує чіткість роботи всіх структурних підрозділів університету, є кваліфіковане діловодство, яке включає організацію приймання, розгляду, реєстрації і індексації, оформлення документів, контролю за їх виконанням, порядок класифікації, формування справ і їх збереження, підготовки для передачі в архів.

Діловодство є важливою складовою частиною роботи кожної установи, організації. Організація і ведення документації у Хмельницькому університеті управління та права покладається на загальний відділ.

Загальний відділ є структурним підрозділом ніверситету і підпорядковується безпосередньо ректору.

В структуру загального відділу входить архів.

Загальний відділ у своїй діяльності керується:
 законами і постановами Верховної Ради України;
 актами Президента України та Кабінету Міністрів України;
 правилами внутрішнього розпорядку;
 нормативними актами Міністерства освіти і науки України, наказами та вказівками керівництва вузу та діючою  інструкцією з діловодства;
 інструкцією по веденню діловодства за зверненнями, заявами та скаргами громадян правилами та вказівками архівних органів;
 положенням про загальний відділ.

В загальному відділі зберігається кругла печатка із зазначенням своєї назви, кутовий штамп із назвою та адресою закладу.

Діяльність відділу

Основними завданнями загального відділу є встановлення єдиного порядку роботи з документами в університеті на основі використання обчислювальної техніки.

Відповідно до основного завдання загальний відділ:
розробляє інструкції з діловодства, номенклатуру справ загального відділу;
складає зведену номенклатуру справ університету, своєчасно затверджує та доводить до структурних підрозділів;
організовує тиражування і розсилку наказів, вказівок ректора і проректорів університету, оформлює їх передачу в архів університету;
організовує контроль за виконанням розпорядчих документів вищих органів, керівництва вузу;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в університеті, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує, зберігає оперативний розшук інформування за документами та доставляє документи;
 забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності університету;
 завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами;
 оформляє, реєструє службові відрядження;
 забезпечує деканати, кафедри та інші підрозділи службовими бланками і здійснює контроль за їх правильним використанням;
веде та формує справи, зберігає справи і передає їх в архів університету;
 подає в бухгалтерію звіти поштових витрат.